Démarches administratives

Question-réponse

Changement de syndic : que deviennent les documents de la copropriété ?

Vérifié le 01 juin 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'ancien syndic doit remettre au nouveau syndic dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions les éléments suivants :

  • Situation de trésorerie de la copropriété
  • Références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque

Par ailleurs, l'ancien syndic doit remettre au nouveau syndic dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt de ses fonctions les documents suivants :

  • Ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires et ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable. Lorsque le syndicat a fait le choix de confier ses archives à un prestataire spécialisé, il doit dans ce délai de 1 mois, informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic
  • Ensemble des documents contractuels ou techniques relatifs à l'immeuble (notamment le diagnostic technique global)

Enfin, l'ancien syndic doit remettre dans un délai de 3 mois à partir de l’arrêt de ses fonctions, l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.

En l'absence de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic de transmettre les pièces, informations et documents dématérialisés manquants.

Cette mise en demeure est faite :

  • par lettre recommandée avec accusé de réception,
  • ou par lettre recommandée électronique,
  • ou remise contre récépissé ou émargement.

Si l'ancien syndic ne fait pas le nécessaire dans un délai de 8 jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal.

Le juge peut alors prononcer la remise sous astreinte des pièces, informations et documents dématérialisés, et le versement de dommages et intérêts (éventuellement dus depuis la mise en demeure).